DSFA: Comment les écoles documentent correctement les conséquences du traitement des données

L’évaluation des conséquences sur la protection des données (DSFA) est un terme plutôt technique. Ce que le RGPD décrit en son cœur est cependant sensé et nécessaire : il s’agit d’évaluer et de documenter les conséquences négatives possibles d’un traitement des données personnelles. Les écoles sont particulièrement concernées.

L’essentiel

• La DSFA est obligatoire : l’article 35 du RGPD exige des évaluations des conséquences sur la protection des données en cas de traitement des données à risque.
• Les écoles particulièrement concernées : elles traitent des données sensibles de mineurs – un niveau de protection élevé est exigé par la loi.
• La numérisation augmente le risque : les plateformes d’apprentissage, les clouds scolaires et les cahiers de classe numériques élargissent la surface d’attaque.
• La documentation est décisive : identifier, évaluer les risques et consigner les mesures de manière compréhensible.
• Une aide externe est disponible : les conseillers en protection des données soutiennent avec des ateliers et des audits.

La loi européenne sur la protection des données, le Règlement général sur la protection des données (RGPD), décrit dans l’article 35 l’obligation de réaliser une évaluation des conséquences sur la protection des données, si un traitement des données « est susceptible d’entraîner un risque élevé pour les droits et libertés des personnes physiques ». Les considérants du RGPD (considérant 75) précisent en outre que le législateur voit de tels risques notamment lorsque des données d’enfants sont traitées.

Les élèves, à l’adolescence, sont de plus en plus présents sur les réseaux sociaux et divulguent souvent volontairement toutes sortes de données personnelles. Cela n’exonère cependant pas les écoles et autres établissements d’enseignement, en tant que responsables du traitement, d’évaluer, de mesurer et de documenter les risques pour les « personnes concernées » avant d’utiliser un logiciel dans lequel les données des élèves sont traitées. Les « personnes concernées » incluent ici, entre autres, les jeunes personnes auxquelles se rapportent les données.

La DSFA comme clé de la conformité à la protection des données

La numérisation est l’impératif du moment. Si la pandémie de COVID-19 a eu un effet positif, c’est celui d’avoir réveillé le secteur de l’éducation pour qu’il numérise ses processus, c’est-à-dire qu’il utilise des logiciels pour travailler plus rapidement et de manière indépendante du lieu. Il en va de même pour le secteur de la santé et l’administration publique.

Lors du choix du « bon » logiciel, de nombreux aspects jouent un rôle. Il s’agit souvent de l’adéquation à l’objectif, de la convivialité, du prix. Mais aussi de la sécurité de l’application, de la gestion des données personnelles et de la fiabilité du fournisseur.

À cet égard, il n’est pas seulement important pour les établissements d’enseignement et autres organisations d’être technologiquement à la pointe, mais aussi de respecter les exigences légales pertinentes, notamment celles du RGPD. La DSFA est bien adaptée pour examiner un traitement assisté par logiciel et sert également de preuve de conformité à la protection des données auprès des autorités et autres groupes d’intérêt, comme par exemple les parents.

Présent partout, mais non sans controverse : Microsoft 365

Les produits établis sur le marché offrent, par rapport aux produits de niche ou aux solutions « maison », l’avantage que les informations nécessaires à une DSFA sont généralement déjà disponibles. De plus, les besoins en adaptation et en formation sont souvent plus faibles. Les solutions standard comme les produits Office de Microsoft sont également attrayantes parce que tout le monde les connaît plus ou moins bien dans le cadre privé ou professionnel.

Cependant, l’utilisation de ces produits entraîne également une familiarisation des utilisateurs avec la marque sous-jacente, ce qui est un point de critique permanent quant à l’utilisation de telles solutions dans les écoles. De plus, certaines autorités de contrôle de la protection des données reprochent à Microsoft et à des tiers un manque de transparence sur l’utilisation des données.

Néanmoins, le choix se porte souvent sur Microsoft 365, car le logiciel offre une multitude de fonctions, fonctionne largement de manière stable et ne nécessite pas beaucoup de connaissances techniques de la part de l’utilisateur.

L’expertise est demandée

Pour pouvoir utiliser la fonctionnalité étendue de Microsoft 365 en toute sécurité et avec des risques réduits pour la protection des données, les bons paramètres doivent être définis. Cela pose parfois des défis aux écoles, car les connaissances sur les configurations minimisant les données ne sont généralement pas présentes.

Chez msecure, nous avons l’expertise nécessaire et proposons des formations et des séminaires ciblés pour accompagner l’utilisation de Microsoft 365. Dans un atelier de base DSFA spécialement adapté aux écoles, nous donnons un aperçu des modules et expliquons ce qui peut être mis en œuvre de manière judicieuse et ce qui doit être désactivé en raison de risques de sécurité potentiels. En outre, les responsables scolaires apprennent à estimer l’effort nécessaire pour les adaptations et quelles activités de traitement des données sont pertinentes pour la DSFA. Ils reçoivent ensuite un rapport avec des recommandations pour la conception de l’environnement M365, afin de pouvoir effectuer les configurations correspondantes ou les confier à leur prestataire de services.

En outre, msecure propose également un audit de locataire pour l’évaluation, l’examen et l’audit de la configuration M365, ainsi qu’une évaluation complète des conséquences sur la protection des données avec tous les sous-documents nécessaires et une évaluation des risques.

Fait : Selon Bitkom, 62 pour cent des entreprises allemandes voient le RGPD comme un désavantage concurrentiel.

Fait : Chaque troisième entreprise allemande a déclaré, selon Bitkom, au moins une fuite de données depuis l’entrée en vigueur du RGPD.

Fazit

La numérisation dans les écoles est importante. Pour que les préoccupations des personnes concernées soient prises en compte lors du choix des logiciels et de la conception des processus, et pour ne pas négliger des risques inacceptables pour elles, une DSFA est nécessaire. En particulier pour des produits logiciels complexes comme Microsoft 365, les écoles doivent prêter attention aux paramètres respectueux de la protection des données. Les spécialistes de la sécurité informatique comme msecure aident les écoles avec des ateliers et des audits à bien remplir leurs obligations en matière de protection des données.

Key Facts auf einen Blick

Base légale : RGPD article 35 – Évaluation des conséquences sur la protection des données

Obligation pour : Traitement systématique de données sensibles, notamment de mineurs

Personnes concernées : Toutes les écoles utilisant des outils numériques pour le traitement des données

Étapes clés : Identifier les risques → les évaluer → définir les mesures → les documenter

Catégorie particulière : Les données des mineurs bénéficient de la plus haute protection du RGPD

Questions fréquentes

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Qu’est-ce qu’une évaluation des conséquences sur la protection des données (DSFA) ?

Une DSFA est une procédure structurée pour évaluer les risques qu’un traitement des données prévu présente pour les droits et libertés des personnes concernées. Le RGPD l’exige lorsque le traitement est susceptible de présenter un risque élevé.

Quand les écoles doivent-elles réaliser une DSFA ?

Toujours lorsque des données personnelles d’élèves sont traitées de manière systématique et extensive, par exemple lors de l’utilisation de plateformes d’apprentissage, de clouds scolaires ou de cahiers de classe numériques.

Que se passe-t-il si aucune DSFA n’est réalisée ?

Les écoles et les collectivités territoriales risquent des amendes conformément au RGPD. Plus important encore : en cas de violation de la protection des données sans DSFA préalable, il manque la preuve que les risques ont été évalués et que des mesures ont été prises. Cela aggrave considérablement la responsabilité.

Quels risques existent concrètement pour les données scolaires ?

Vol d’identité chez les mineurs, accès non autorisé aux notes et données de performance, cyberharcèlement par des informations personnelles divulguées, profilage par les fournisseurs de plateformes d’apprentissage et la fuite de données incontrôlée vers des pays tiers lors de l’utilisation de services cloud.

Qui peut aider les écoles dans la DSFA ?

Les conseillers externes en protection des données, les délégués à la protection des données des autorités et les cabinets de conseil spécialisés comme msecure proposent des ateliers, des modèles de DSFA et des audits. Les autorités de protection des données des Länder fournissent également des guides d’orientation.

Weiterführende Lektüre im Netzwerk

DORA et conformité informatique : DORA dans le secteur financier (Security Today)

Protection des données dans le cloud pour les établissements d’enseignement : cloudmagazin.com

Numérisation et protection des données dans les PME : mybusinessfuture.com

 

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