DSFA: Cómo deben documentar correctamente las escuelas las consecuencias del tratamiento de datos

La evaluación de impacto en la protección de datos (EIPD) es un término bastante engorroso. Sin embargo, lo que el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) describe en su esencia es sensato y necesario: se trata de evaluar y documentar las posibles consecuencias negativas del tratamiento de datos personales. En este aspecto, las escuelas tienen una responsabilidad particular.

En resumen

• La EIPD es obligatoria: el artículo 35 del RGPD exige evaluaciones de impacto en la protección de datos cuando el tratamiento de datos entrañe un riesgo elevado.
• Las escuelas están especialmente afectadas: tratan datos sensibles de menores de edad, por lo que la ley exige un nivel de protección especialmente alto.
• La digitalización incrementa el riesgo: plataformas de aprendizaje, nubes escolares y cuadernos digitales amplían la superficie de ataque.
• La documentación es decisiva: identificar los riesgos, evaluarlos y registrar de forma rastreable las medidas adoptadas.
• Existe ayuda externa disponible: consultores especializados en protección de datos ofrecen talleres y auditorías.

La normativa europea sobre protección de datos, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), establece en su artículo 35 la obligación de llevar a cabo una evaluación de impacto en la protección de datos siempre que el tratamiento de datos «probablemente implique un riesgo elevado para los derechos y libertades de las personas físicas». Además, según las consideraciones explicativas de la norma (considerando 75), el legislador considera especialmente tales riesgos cuando se tratan datos de menores.

Las alumnas y los alumnos, en plena adolescencia, están cada vez más presentes en las redes sociales y, con frecuencia, divulgan voluntariamente todo tipo de datos personales. No obstante, esto no exime a las escuelas ni a otras instituciones educativas – como responsables del tratamiento – de la obligación de evaluar, valorar y documentar los riesgos para las «personas afectadas» antes de implementar cualquier software que trate datos de estudiantes. Entre dichas «personas afectadas» se incluyen, entre otros, los jóvenes a quienes se refieren los datos.

La EIPD como clave para la conformidad con la protección de datos

La digitalización es imperativa en el ámbito educativo. Si la pandemia de COVID-19 tuvo algún efecto positivo, fue sin duda el despertar del sector educativo para digitalizar sus procesos, es decir, para emplear software que permita trabajar de forma más ágil y sin dependencia de la ubicación física. Lo mismo ocurre en el sector sanitario y en la administración pública.

A la hora de seleccionar el «software adecuado», entran en juego múltiples factores: idoneidad para el propósito, facilidad de uso y precio. Pero también la seguridad de la aplicación, el tratamiento de los datos personales y la fiabilidad del proveedor.

En este sentido, no basta con que las instituciones educativas y otras organizaciones estén tecnológicamente actualizadas; además deben cumplir los requisitos legales aplicables, entre ellos los del RGPD. La EIPD resulta especialmente útil para examinar un tratamiento basado en software y sirve, asimismo, como prueba de la conformidad con la protección de datos ante las autoridades y otros grupos de interés, como, por ejemplo, los padres y madres.

Omnipresente, pero no exenta de controversia: Microsoft 365

Los productos consolidados en el mercado ofrecen, frente a soluciones especializadas o «caseras», la ventaja de que la información necesaria para una EIPD suele estar ya disponible. Además, en estos casos el esfuerzo de adaptación y formación suele ser menor. Las soluciones estándar, como los productos Office de Microsoft, son atractivas, entre otras razones, porque prácticamente todos los usuarios las conocen, bien del entorno privado o bien del profesional.

No obstante, la adopción de estos productos también condiciona a los usuarios respecto a la marca subyacente, lo cual constituye una crítica recurrente contra su uso en centros escolares. Asimismo, algunas autoridades de control en materia de protección de datos cuestionan la transparencia insuficiente – según su criterio – sobre el uso de los datos por parte de Microsoft y terceros.

Aun así, con frecuencia se opta por Microsoft 365, ya que el software ofrece una gran variedad de funciones, funciona de forma estable en su mayor parte y exige relativamente pocos conocimientos técnicos por parte del usuario final.

Se requiere conocimiento especializado

Para poder aprovechar de forma segura y con riesgos reducidos para la protección de datos toda la funcionalidad de Microsoft 365, es preciso configurar adecuadamente el sistema. Esto representa, en ocasiones, un reto considerable para las escuelas, dado que habitualmente carecen del conocimiento necesario sobre configuraciones que minimicen el tratamiento de datos.

En msecure contamos con el know-how requerido y ofrecemos específicamente talleres y seminarios para acompañar la implantación de Microsoft 365. En un taller introductorio sobre EIPD especialmente diseñado para escuelas, ofrecemos una visión general de los módulos y explicamos qué funciones pueden utilizarse de forma recomendable y cuáles deberían desactivarse debido a posibles riesgos de seguridad. Además, los responsables escolares aprenderán a estimar el esfuerzo necesario para realizar las adaptaciones y a identificar qué actividades de tratamiento de datos son relevantes para la EIPD. Al finalizar, recibirán un informe con recomendaciones para configurar el entorno M365, con el fin de llevar a cabo dichas configuraciones ellos mismos o encargarlas a su proveedor de servicios.

Además, msecure ofrece también un análisis del inquilino (Tenant-Check) para evaluar, examinar y auditar la configuración de M365, así como una evaluación completa de impacto en la protección de datos, incluidos todos los documentos complementarios exigidos y una evaluación de riesgos.

Dato: Según Bitkom, el 62 % de las empresas alemanas considera el RGPD una desventaja competitiva.

Dato: Según Bitkom, una de cada tres empresas alemanas ha notificado al menos una brecha de datos desde la entrada en vigor del RGPD.

Conclusión

La digitalización en las escuelas es fundamental. Para garantizar que, al seleccionar software y diseñar procesos, se tengan debidamente en cuenta los intereses de las personas afectadas y no se pasen por alto riesgos inaceptables para ellas, es necesaria una EIPD. En particular, con productos de software complejos como Microsoft 365, las escuelas deben prestar atención a configuraciones respetuosas con la protección de datos. Especialistas en ciberseguridad como msecure apoyan a las escuelas mediante talleres y auditorías para cumplir adecuadamente con sus obligaciones en materia de protección de datos.

Hechos clave al instante

Fundamento jurídico: Artículo 35 del RGPD – Evaluación de impacto en la protección de datos

Obligatoriedad: En el tratamiento sistemático de datos sensibles, especialmente de menores de edad

Ámbito de aplicación: Todas las escuelas que utilicen herramientas digitales para el tratamiento de datos

Pasos fundamentales: Identificar los riesgos → evaluarlos → definir medidas → documentarlos

Categoría especial: Los datos de menores gozan del nivel más alto de protección previsto en el RGPD

Preguntas frecuentes

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¿Qué es una evaluación de impacto en la protección de datos (EIPD)?

Una EIPD es un procedimiento estructurado para evaluar los riesgos que un tratamiento de datos planificado supone para los derechos y libertades de las personas afectadas. El RGPD la exige cuando dicho tratamiento probablemente implique un riesgo elevado.

¿Cuándo deben llevar a cabo las escuelas una EIPD?

Siempre que se traten de forma sistemática y extensa datos personales de alumnos, por ejemplo, al introducir plataformas digitales de aprendizaje, nubes escolares, cuadernos digitales o sistemas de enseñanza por video. Dado que los datos de los alumnos se consideran especialmente protegibles, el umbral para su aplicación es bajo.

¿Qué ocurre si no se lleva a cabo una EIPD?

Las escuelas y sus entidades gestoras arriesgan sanciones pecuniarias conforme al RGPD. Aún más importante: en caso de un incidente de protección de datos sin haber realizado previamente una EIPD, faltará la prueba de que se hayan evaluado los riesgos y adoptado medidas. Esto agrava considerablemente la responsabilidad.

¿Qué riesgos concretos existen con los datos escolares?

Robo de identidad de menores, acceso no autorizado a calificaciones y datos académicos, acoso (bullying) derivado de la filtración de información personal, elaboración de perfiles (profiling) por parte de los proveedores de plataformas de aprendizaje y transferencia incontrolada de datos a terceros países en servicios en la nube.

¿Quién puede ayudar a las escuelas con la EIPD?

Consultores externos especializados en protección de datos, los delegados de protección de datos oficiales y firmas de consultoría especializadas como msecure ofrecen talleres, modelos de EIPD y auditorías. Asimismo, las autoridades de protección de datos de los Länder ponen a disposición orientaciones prácticas.

Lecturas adicionales en la red

DORA y cumplimiento normativo en TI: DORA en el sector financiero (Security Today)

Protección de datos en la nube para instituciones educativas: cloudmagazin.com

Digitalización y protección de datos en la pequeña y mediana empresa: mybusinessfuture.com

 

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