Directrices importantes para sistemas de videconferencia y protección de datos
El trabajo remoto y el teletrabajo han llegado para quedarse. Sin embargo, la migración al teletrabajo conlleva inevitablemente riesgos en materia de seguridad y protección de datos. Este artículo le ofrece ahora directrices clave para garantizar que los sistemas de videconferencia utilizados en el entorno del teletrabajo cumplan con la normativa de protección de datos.
Durante la crisis provocada por la pandemia de coronavirus, las aplicaciones y programas informáticos relacionados con la comunicación online y el trabajo flexible desde casa adquirieron una importancia creciente.
Por un lado, estas aplicaciones parecen muy inteligentes y orientadas al futuro; no obstante, desde el punto de vista de la protección de datos existen ciertos riesgos sobre los que conviene estar debidamente informado antes de considerar su uso. Entre otros aspectos, resulta fundamental la configuración del entorno de trabajo donde se lleva a cabo la videconferencia – por ejemplo, en casa, en el entorno del teletrabajo.
Garantizar la seguridad del puesto de trabajo en el entorno del teletrabajo
En el entorno del teletrabajo, el entorno de trabajo debe configurarse de modo que, en principio, la confidencialidad y la disponibilidad de los datos estén garantizadas tal como lo están en la oficina. Fuente de la imagen: iStock /damircudic
En el entorno del teletrabajo, el entorno de trabajo debe configurarse de modo que, en principio, la confidencialidad y la disponibilidad de los datos estén garantizadas tal como lo están en la oficina. Los miembros de la familia o visitantes no deben poder observar la pantalla del ordenador ni los documentos impresos, para evitar que los datos protegidos lleguen a terceros no autorizados. Asimismo, conviene asegurarse de quién tiene acceso al ordenador de trabajo y adoptar medidas preventivas frente a posibles riesgos. Para impedir que terceros escuchen conversaciones, estas no deben realizarse junto a ventanas abiertas ni ante videconferencias en curso.
También la Autoridad Bávara de Supervisión de la Protección de Datos (Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht) detecta una necesidad considerable de actuación ante el aumento del número de puestos de teletrabajo. Así, en relación con el tema del teletrabajo durante la pandemia de coronavirus, publicó una lista de comprobación «mejores prácticas», en la que, entre otros aspectos, se tratan los requisitos aplicables a las soluciones de videconferencia:
Lista de comprobación: Normas de protección de datos en el entorno del teletrabajo
Al seleccionar soluciones de videconferencia destinadas a sustituir las reuniones presenciales, deben cumplirse ciertos requisitos (lista de comprobación: normas de protección de datos en el entorno del teletrabajo):
Lista de comprobación: normas de protección de datos en el entorno del teletrabajo (fuente: representación propia)
Grabaciones y capturas de pantalla
Aquí también es preciso actuar con cautela. Si se pretende grabar partes de la videconferencia o conservarlas para su consulta posterior, todos los participantes deben ser informados previamente. Esto se deriva de los derechos de las personas afectadas establecidos en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Recomendación: Qué debe tenerse en cuenta
La consultora especializada en protección de datos y ciberseguridad msecure recomienda: asegúrese, antes de instalar y utilizar soluciones de videconferencia, de que se cumplen los mencionados aspectos relativos a la protección de datos. También debe considerar la formación y sensibilización del personal y, en caso de duda, someter la herramienta software a una revisión por parte de su delegado de protección de datos antes de su puesta en funcionamiento. Para obtener más información detallada sobre este tema, póngase en contacto con los expertos de msecure.
Hechos clave
Sanciones por infracciones del RGPD: Las autoridades europeas de protección de datos han impuesto hasta la fecha multas superiores a 4.500 millones de euros.
Incidentes de datos: El 83 % de las empresas experimenta más de una violación de la protección de datos al año.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre protección de datos y seguridad de la información?
La protección de datos regula el tratamiento lícito de los datos personales (base jurídica, limitación del propósito, derechos de las personas afectadas). La seguridad de la información comprende las medidas técnicas y organizativas destinadas a proteger todos los datos frente a pérdida, manipulación o acceso no autorizado.
¿Debe designar toda empresa un delegado de protección de datos?
En Alemania, la designación de un delegado de protección de datos es obligatoria si al menos 20 personas se ocupan regularmente del tratamiento automatizado de datos personales, o si se tratan categorías especiales de datos (por ejemplo, datos sobre la salud).
¿Qué derechos tienen las personas afectadas según el RGPD?
Derecho de información, derecho de rectificación, derecho de supresión, derecho de limitación del tratamiento, derecho de portabilidad de los datos y derecho de oposición. Las empresas deben responder a las solicitudes dentro del plazo de un mes.
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En resumen
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- Pero también ahora la migración al teletrabajo conlleva inevitablemente riesgos en materia de seguridad y protección de datos.
