29. Oktober 2021 | Artikel drucken | |

IT-Sicherheit und Datenschutz in der digitalen Verwaltung der Mitarbeiterdaten

Die Digitalisierung schreitet mit großen Schritten voran – insbesondere in Human Resources Abteilungen gibt es immer wieder Neuerungen und Umstellungen. Viele Unternehmen zögern allerdings noch, die sensiblen Daten ihrer Mitarbeiter in die Hände einer Software zu geben und arbeiten weiterhin in analoger Form. Wieso sich der Umstieg auf digitale Möglichkeiten lohnt, erfahren Sie hier!

Nachteile analoger Daten der Mitarbeiter

Das Arbeiten mit analogen Daten der Mitarbeiter eines Unternehmens geschieht in erster Linie in Papierform. Das bringt gleich mehrere Nachteile mit sich: So wird die Menge an Dokumenten schon bei wenigen Mitarbeitern schnell unübersichtlich. Die Mitarbeiter der Human Resources Abteilung müssen sich oft aufwendig durch diese Papierstapel wühlen, um das benötigte Dokument zu finden.

Zudem nehmen eben diese Papierstapel und Ordner nicht nur Zeit, sondern auch Platz weg: Immerhin müssen die umfangreichen Dokumente bei Bedarf sorgfältig und datenschutzkonform archiviert werden. Nach der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) muss aber auch auf diese Daten manchmal noch zurückgegriffen werden: Etwa, wenn ein ehemaliger Mitarbeiter fordert, dass seine Daten vernichtet werden.
Zudem spielt die Aufbewahrung analoger Daten in modernen Unternehmen immer wieder eine Rolle, wenn an verschiedenen Orten gearbeitet wird. Möchte ein Mitarbeiter der Human Resources Abteilung zum Beispiel aus dem Home Office, auf einer Dienstreise oder aus einer Dienststelle in einer anderen Stadt auf wichtige Daten zugreifen, ist das im analogen Modell nicht flexibel möglich.

Deshalb lohnt es sich, auf die digitale Datenverwaltung umzusteigen

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Die Umstellung auf digitale Verwaltung der Mitarbeiterdaten kann vielen Problemen entgegenwirken. Bildquelle: Adobe Stock

Die Umstellung auf digitale Verwaltung der Mitarbeiterdaten kann vielen dieser Probleme entgegenwirken. So wird der Zugriff auf die verfügbaren Dokumente und Daten erheblich erleichtert: Mit wenigen Klicks oder über integrierte Suchfunktionen können die benötigten Daten in kurzer Zeit gefunden und aufgerufen werden. Das gilt auch für Kollegen der Abteilung, die sich nicht vor Ort befinden.

Weiterhin können Dokumente platzsparend aufbewahrt und archiviert werden. Insgesamt ergibt sich durch digitale Lösungen eine enorme Zeitersparnis für die Mitarbeiter der Human Resources Abteilung.

IT-Sicherheit: Tipps zur Umsetzung der Digitalisierung im HR-Bereich

In Bezug auf den Datenschutz können digitale Systeme einige Vorteile aufweisen, die die Umsetzung digitalisierter Daten deutlich einfacher gestalten. Fordert ein ehemaliger Mitarbeiter etwa die Löschung seiner Informationen, können diese Dokumente ebenfalls in kürzester Zeit aufgerufen und aus dem System gelöscht werden. Zahlreiche Softwares bieten sogar eine Funktion, mit der die Daten automatisch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden – ein weiterer Arbeitsschritt, bei dem wichtige Arbeitszeit gespart werden kann. Insbesondere während der Corona-Zeit spielt dieser Faktor eine wichtige Rolle, die Haufe aufzeigt.

Wer sich für eine Software für den Human Resources Bereich entscheiden möchte, sollte auf einige Punkte achten, um den hohen Anforderungen des Datenschutzes zu genügen. So sollten zum Beispiel Bewerbungen oder personenbezogene Daten wie Lohnzettel nur verschlüsselt übertragen werden. Zudem muss immer genau dokumentiert und überprüft werden, wer Zugriff auf sensible Daten hat – und die entsprechenden Mitarbeiter müssen natürlich entsprechend geschult werden. Softwares aus dem HR-Bereich bieten durch die gezielte Verteilung der Zugriffsrechte einen hervorragenden Schutz gegen unbefugte Zugriffe.

Fazit

Unternehmen sind gut damit beraten, von der analogen Verwaltung von Mitarbeiterdaten auf digitale Lösungen umzusteigen: Zeitersparnis und Übersichtlichkeit sind essenzielle Vorteile. DSGVO-konforme Softwares sind dabei die idealen Unterstützer und sorgen dafür, dass die Mitarbeiter der Human Resources Abteilung die datenschutzrechtlichen Faktoren in der Datenverwaltung kompetent und sicher einhalten können.

 

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Quelle Titelbild: Pixabay / mohamed_hassan

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